Antragsverfahren

Inhalt

Headbild Gütesiegel
Antragsverfahren

Wir nehmen die Gütesiegelvergabe als prozesshaftes Geschehen der Qualitätssicherung wahr und möchten Ihnen die Reflexion und Optimierung Ihrer Arbeitsstrukturen ermöglichen. Insofern ist die Bearbeitung des Antrags immer auch mit Beratung unsererseits und Dokumentation der Arbeitsabläufe Ihrerseits verbunden. Dies ist jedoch unter Zeitdruck schwer zu gewährleisten. In diesem Sinne möchten wir Sie bitten, schon während des Ausfüllens des Antrags mit uns Kontakt aufzunehmen. Dies spart Zeit und unnötige Arbeitsschritte. Verbindliche zeitliche Absprachen können im individuellen Austausch mit den Antragstellern getroffen werden.

 

Das Zertifizierungsverfahren verläuft wie folgt:

  1. Bildungsträger nehmen Kontakt zur Vergabestelle auf
  2. Vergabestelle versendet Antragsunterlagen und weitere Informationen/berät die Bildungsträger bei offenen Fragen
  3. Bildungsträger füllt Antragsformulare aus, erstellt und bündelt Nachweisdokumente, sendet diese mit den Antragsunterlagen an Vergabestelle
  4. Vergabestelle prüft den Antrag je nach Stand der Antragseingänge und nach Priorität (Erläuterung s.u.)
  5. Vergabestelle meldet zeitnah an den Bildungsträger zurück, welche Nachweise fehlen bzw. überarbeitet oder ergänzt werden müssen / Klärung erster Fragen der Vergabestelle zum Antrag
  6. Bildungsträger erstellt die fehlenden Unterlagen und sendet sie zu
  7. Vereinbarung eines Ortstermins
  8. Erneute Prüfung des Antrags mit ergänzten Nachweisen durch Vergabestelle
  9. Ortstermin beim Bildungsträger: Besichtigung der Räume, evtl. Einsicht in Dokumente, die nicht versandt werden konnten, abschließende Klärung offener Fragen, vorläufige Schilderung des Eindrucks (Dauer des Termins: ca. 3 Stunden)
  10. Nach positiver Auswertung des Ortstermins und der Unterlagen: Versand der vorläufigen Bestätigung zur Vergabe des Gütesiegels durch Vergabestelle (wichtig für Finanzantrag ESF-Mittel)
  11. Verfassen eines schriftlichen Vergabeberichts mit Ausblick auf die Entwicklung zum Rezertifizierungstermin
  12. Offizielle Veranstaltung zur Vergabe des Gütesiegels
  13. Bildungsträger erfüllt die genannten Entwicklungsschritte innerhalb eines Jahres
  14. Einreichen und Prüfung der Rezertifizierungsunterlagen (nach einem Jahr / Ein Ortstermin wird nur in Einzelfällen durchgeführt)
  15. Erneuerung nach drei Jahren (Verfahren verläuft analog zur Erstzertifizierung, zudem werden Erneuerungsfragen beantwortet)

Das Gütesiegel wird für den Zeitraum von 3 Jahren erteilt. Jedoch kann das Gütesiegel bei Nichterfüllung der Rezertifizierungsauflagen nach einem Jahr wieder zurück genommen werden. Zudem muss der Bildungsträger der Vergabestelle alle gravierenden Änderungen seines Kursangebots (z.B. im Hinblick auf Kursleitung, Räumlichkeiten oder Konzept) melden. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer muss das Gütesiegel erneut beantragt werden (Erneuerung nach drei Jahren).

Die Anträge werden nach Dringlichkeit bearbeitet. Die Bearbeitungsdauer hängt von der Antragsdichte ab. Die Zeitangaben setzen voraus, dass die Vergabestelle zeitgleich nur einen bis zwei Anträge vorliegen hat. Sollten mehrere Anträge gleichzeitig eintreffen, können sich die Termine verschieben.

Außerdem müssen Antragsteller bedenken, dass nicht nur die eingehende Prüfung Zeit braucht, sondern auch die etwaige Nachsendung fehlender Unterlagen in den Zeitplan eingerechnet werden muss.

Die offizielle Verleihung des Gütesiegel-Zertifikats wird im Rahmen einer Veranstaltung in den Räumen des Bildungsträgers mit kurzer Pressekonferenz vollzogen. Es ist wünschenswert, dass an dieser Verleihung Vertreter aller Kooperationspartner des Bildungsträgers im Rahmen der Qualifizierung der Tagespflegepersonen teilnehmen.

 

Inhaltsblöcke